Secrétariat médical : comment soigner l’accueil téléphonique ?

Quel que soit le domaine d’activité d’une entreprise, l’accueil téléphonique doit être bien soigné. Justement dans le secteur de la santé, il est primordial d’établir un pôle dédié pour recevoir les appels d’une manière optimale. Certes, cette entité demande certaines ressources en fonction des possibilités des cabinets ou centres de santé. Il est possible de le placer en interne grâce à un standard téléphonique.

 

Confier l’accueil téléphonique à une entreprise spécialisée

Il arrive parfois que le cabinet ou le centre de santé ne dispose pas des ressources nécessaires pour établir en interne un standard téléphonique. Pour y remédier, il a la possibilité de se tourner vers une entreprise spécialisée dans le secrétariat téléphonique médical.

Cette structure extérieure a la capacité d’offrir des prestations de qualité. Elle emploie souvent une équipe de télésecrétaires médicaux opérationnels, bien formés et compétents. Ces derniers connaissent parfaitement leur cœur de métier. Ils ont en effet la possibilité d’entreprendre les tâches dans l’immédiat et suivant les règles qui régissent le métier.

Généralement, un service de télésecrétariat médical a une parfaite maîtrise des différentes tâches associées au secrétariat médical, plus particulièrement l’accueil téléphonique médical. Les agents sont conscients de la délicatesse de l’accueil des patients. De ce fait, ils sont capables d’adopter des comportements dignes. Ils ont également la capacité à apporter toutes les solutions adaptées pour rassurer et mettre en confiance les appelants, quelle que soit leur situation.

En réalité, les télésecrétaires médicaux sont préalablement bien formés dans différents domaines de la santé. Par conséquent, ils peuvent collaborer avec les médecins généralistes, les pédiatres, les ORL, les ophtalmologues, les chirurgiens-dentistes, les kinésithérapeutes, les psychologues…

Former le standard téléphonique en interne

Le fait de répondre aux appels provenant des patients n’est pas une chose à prendre à la légère. Ils contactent un cabinet ou un établissement de la santé à la suite d’une maladie. Sachant que le standard téléphonique est le premier contact pour eux afin de trouver la meilleure solution, il est primordial de soigner cet accueil.

C’est une évidence, les patients nécessitent de l’assistance. Ils ont besoin d’être rassurés. En effet, les agents doivent adopter certaines qualités et certains comportements. Tout comme dans une prestation de service en télésecrétariat médical, les agents ont des obligations dans leur métier. Déjà, ils sont amenés à offrir un accueil téléphonique personnalisé aux patients. Ils doivent également assurer la prise de rendez-vous. Ils ont aussi l’obligation d’identifier les raisons d’un appel afin d’analyser le degré d’urgence. En cas d’urgence, ils doivent renvoyer dans l’immédiat les appels sur la ligne privée du praticien. Selon les cas, il est possible qu’ils s’occupent de la gestion des agendas des praticiens au sein de l’établissement médical.

Pour mener à bien ces différentes missions, il est primordial de bien former les secrétaires téléphoniques. Ils doivent adopter certaines qualités indispensables pour soigner la relation patientèle. Déjà, il est essentiel pour les agents de parler lentement et clairement lors des conversations. L’idéal serait d’utiliser un ton normal et une élocution parfaite. La politesse est de mise par rapport à n’importe quelle situation. C’est une manière de démontrer que l’on est attentif et adaptable. L’écoute est aussi obligatoire pour comprendre les besoins des patients. Il faut toujours chercher à comprendre les requêtes et trouver les solutions adéquates.

En définitive, ces solutions peuvent réellement aider les praticiens à améliorer l’accueil téléphonique au sein de leur structure médicale. Sachant qu’il s’agit d’un type d’entreprise, il faut toujours chercher les solutions idéales afin de maintenir une meilleure relation patientèle. Que ce soit en interne ou un service de secrétariat médical externalisé, disposer d’un pôle compétent est l’assurance du développement de l’établissement médical et d’une relation durable avec les patients.